Tytuł praktyki 
Wspólne zamówienia

Samorząd 
Gdański Obszar Metropolitalny/Gmina Miasta Gdańska

Tematyka 
administracja i finanse

Typ rozwiązania
sformalizowany

Podstawa prawna 
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2013 poz. 984)

Dokumenty wewnętrzne
Porozumienia ws. wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia publicznego zawarte pomiędzy Gminą Miasta Gdańsk a gminami/powiatami/instytucjami biorącymi udział w zamówieniu

Opis praktyki
Prace nad wspólnymi zamówieniami zostały zainicjowane w maju 2012 roku w ramach Stowarzyszenia „Gdański Obszar Metropolitalny”. W imieniu samorządów we wspólnym procesie przetargowym występuje  Miasto Gdańsk, które posiada największe doświadczenie w tego typu przedsięwzięciach. W 2011 roku przeprowadziło ono wspólne zakupy energii dla wszystkich miejskich jednostek organizacyjnych, dzięki czemu udało się uzyskać kilkuprocentowe oszczędności w stosunku do kosztów z roku poprzedniego.

Do pilotażowego zamówienia energii elektrycznej na rok 2013 przystąpiło 10 gmin i powiatów zrzeszonych w GOM-ie. Dzięki wspólnemu zamówieniu samorządy zaoszczędziły ponad 4 mln złotych. Firma Energa zapewniła zasilenie 1911 obiektów.  W skład grupy zamawiających weszły miasta: Gdańsk, Sopot, Pruszcz Gdański oraz gminy: Tczew, Cedry Wielkie, Kolbudy, Linia, Pruszcz Gdański (gmina wiejska), Przywidz, Pszczółki i Trąbki Wielkie.

W kolejnym przetargu na 2014 rok wzięły udział już 24 gminy i powiaty wchodzące w skład GOM-u oraz Muzeum Zamkowe w Malborku.

Etapy przeprowadzania zamówień:

• przekazanie informacji członkom GOM o rozpoczęciu prac nad wspólnym zamówieniem oraz harmonogramie działań
• dokonanie zestawienia i harmonizacji punktów odbioru energii (w przypadku zamówienia na energię)
• podpisanie porozumień o współpracy
• udział w spotkaniach zespołu tzw. „zamawiaczy”
• sporządzenie przez Lidera dokumentacji przetargowej
• podpisanie dokumentacji i ogłoszenie przetargu

Wspólne zamówienia miały skłonić do udziału w postępowaniu wielu dostawców, co z kolei miało przełożyć się na uzyskanie korzystnych cen w dobie ciągłych podwyżek. Wspólny przetarg to również szansa dla mniejszych gmin, które z uwagi na niewielkie zapotrzebowanie np. na energię (w stosunku do większych samorządów) nie były na tyle atrakcyjnym odbiorcą, aby w takim zakresie negocjować ceny.

W ramach wspólnych zamówień do tej pory ogłoszono przetargi na:

• kompleksową dostawę i/lub dostawę i przesył energii elektrycznej
• dostawę oleju opałowego
• dostawę paliwa do samochodów

Zaangażowanie partnerów
Przedsięwzięcie w całości partnerskie, w imieniu partnerów występuje Miasto Gdańsk

Ciekawostki
„Ze względu na rosnące z roku na rok ceny energii elektrycznej, podjęcie współpracy akurat w tym zakresie stało się priorytetem. Będziemy bardzo usatysfakcjonowani jeśli w wyniku wspólnego przetargu udałoby się ten proces zastopować.” – powiedział prezes zarządu Gdańskiego Obszaru Metropolitalnego, prezydent Gdańska Paweł Adamowicz.

Inne Grupy Zakupowe:

• Największa grupa zakupowa (w województwie dolnośląskim: Świdnica i Lubin):
  http://www.dobrepraktyki.pl/index.php?p1=4&p2=17&art=468
• pozostałe grupy zakupowe: Miasto Toruń, Miasto Legnica, Miasto Rzeszów, NORDA

Główne problemy przed którymi warto przestrzegać

• częste zmiany zapotrzebowania przez poszczególne jednostki, co skutkowało koniecznością wprowadzania zmian do SIWZ
• rezygnacje w trakcie opracowywania SIWZ w ramach tzw. „lojalności i solidarności” lokalnej
• problemy komunikacyjne – konieczne jest wyznaczenie osób kontaktowych w poszczególnych instytucjach
• brak rozeznania formalnego na lokalnym rynku – np. część jednostek w ramach jednej gminy było związanych długookresowymi umowami i nie zostały złożone stosowne wypowiedzenia

Metryczka praktyki
Kontakt:
Gdański Obszar Metropolitalny
Ul. Długi Targ 39/40, 80-830 Gdańsk
biuro@metropoliagdansk.pl
www.metropoliagdansk.pl

Załączniki
SIWZ